Kurumsal e-posta nasıl alınır? info@isletmeniz.com için adımlar

Kurumsal e-posta, işletmenizin adıyla biten e-posta adresidir: info@isletmeniz.com ya da ahmet@isletmeniz.com gibi. Gmail ya da Hotmail adresi yerine bunu kullanan işletme, teklifte, faturada ve kartvizitte daha ciddi ve güvenilir görünür.

Bu yazıda kurumsal e-posta almak için neler gerektiğini, adımları ve en sık yapılan hataları sade dille anlatıyoruz.

Neden gmail yetmiyor?

• Güven. “ustamobilya1985@gmail.com” adresinden gelen teklif ile “teklif@ustamobilya.com” adresinden gelen teklif aynı etkiyi bırakmaz. Özellikle kurumlarla ve şirketlerle çalışıyorsanız fark büyür.
• Sahiplik. Çalışanınız ayrıldığında, onun kişisel adresine yazan müşteriler de onunla gider. Kurumsal adreste hesap işletmenindir; adresi başka birine devredebilirsiniz.
• Tutarlılık. Web sitenizin adresi ile e-posta adresiniz aynı adı taşır; müşteri ikisini birbirine bağlar.

Kurumsal e-posta için ne gerekir?

İki şey:

1. Bir alan adı. isletmeniz.com ya da isletmeniz.com.tr gibi. Web siteniz varsa zaten bir alan adınız vardır; e-posta da aynı alan adıyla çalışır. Yoksa önce alan adı almanız gerekir: alan adı nasıl alınır? .com mu, .com.tr mi?
2. Bir e-posta hizmeti. E-postalarınızın tutulduğu ve gönderildiği yer. Google ve Microsoft'un iş paketleri, barındırma firmalarının e-posta hizmetleri ve bağımsız e-posta firmaları bu işi yapar. Çoğu kullanıcı başına yıllık ya da aylık ücretlidir.

Adım adım kurulum

1. Alan adınızın sizin adınıza kayıtlı olduğundan emin olun. Alan adı başkasının adına kayıtlıysa e-postanız da ona bağlı kalır. Bunun neden önemli olduğunu alan adı ve barındırma: esnafın bilmesi gereken 4 şey yazısında anlattık.
2. Hangi adresleri açacağınıza karar verin. Küçük bir işletme için çoğu zaman iki adres yeter: herkese açık bir info@ ve işletme sahibinin kendi adıyla bir adres.
3. E-posta hizmetini seçip hesabı açın. Telefonda kullanımı kolay olan, Türkçe arayüzü bulunan bir hizmet seçin.
4. Alan adına e-posta kayıtlarını ekleyin. Alan adı panelinde birkaç ayar yapılır: gelen postanın nereye gideceğini söyleyen kayıt ve gönderdiğiniz e-postaların gerçekten sizden çıktığını kanıtlayan doğrulama kayıtları. Bu kısım teknik görünür; e-posta hizmetinin verdiği değerler birebir kopyalanır.
5. Telefonunuza kurun. Telefonunuzdaki e-posta uygulamasına yeni hesap olarak eklenir. Artık gelen e-postaları gmail'iniz gibi telefondan görürsünüz.
6. Test edin. Başka bir adresten kendinize e-posta atın, kendi adresinizden de bir gmail adresine cevap verin. Gelen kutusuna mı yoksa spam klasörüne mi düştüğüne bakın.

E-postalarınız neden spama düşer?

Kurumsal e-postada en sık şikâyet, gönderilen e-postanın karşı tarafta spam klasörüne düşmesidir. Sebebi çoğunlukla 4. adımdaki doğrulama kayıtlarının eksik ya da yanlış girilmesidir. Büyük e-posta firmaları, kimliğini kanıtlayamayan adreslerden gelen postaya güvenmez.

Kurulumu kim yapıyorsa, doğrulama kayıtlarının eklendiğini ve test e-postasının gelen kutusuna düştüğünü mutlaka kontrol etsin.

Sık yapılan hatalar

• Alan adı yenilemesini unutmak. Alan adının süresi dolarsa web sitesiyle birlikte e-posta da durur; o arada gelen e-postalar kaybolur. Otomatik yenilemeyi açık tutun.
• Şifreyi tek kişide bırakmak. Hesap şifresi yalnızca kurulumu yapan kişide kalırsa, o kişiye ulaşamadığınız gün adresinize de ulaşamazsınız. Yönetici şifresi işletme sahibinde olmalı.
• Eski adresi bir anda kapatmak. Müşterileriniz yıllardır gmail adresinize yazıyorsa, o adresi bir süre açık tutun ve yeni adresinizi imzanıza, kartvizitinize ve web sitenize yazın.
• Herkese aynı adresi kullandırmak. Birden fazla kişi aynı hesabı kullanınca kimin neye cevap verdiği karışır. Gerekirse kişi başına ayrı adres açın.

Sık sorulan sorular

Web sitem yoksa kurumsal e-posta alabilir miyim?

Evet. Kurumsal e-posta için web sitesi değil, alan adı gerekir. Ama alan adını almışken bir web sitesi de açmak çoğu işletme için mantıklıdır.

Gmail'i kullanmaya devam edip kurumsal adresten gönderebilir miyim?

Bazı hizmetlerde kurumsal adresinizi alışık olduğunuz uygulamaya bağlayabilirsiniz. Ama hesap yine de kurumsal e-posta hizmetinde durur; yani o hizmeti almanız gerekir.

Kaç adres açmalıyım?

Küçük bir işletmede bir info@ adresi ve işletme sahibinin kendi adresi çoğu zaman yeter. Çalışan sayısı arttıkça kişi başına adres açılır.

Son söz

Kurumsal e-posta küçük bir iş gibi görünür ama müşteriye verdiği “ciddi işletme” izlenimi büyüktür. Kurulumu kendiniz yapabilirsiniz; uğraşmak istemezseniz hesabın açılmasından telefonunuza kuruluma kadar biz yapıyoruz. Kurumsal e-posta bütün dijital işletme paketlerimizde var, tek başına da alınabilir.